Lorena Cabrera

• Cuando  te encuentres ante un nuevo proyecto debes tener muy claro cuales son las metas y el objetivo del encuentro; crea una proyección mental del evento desarrollándose perfectamente y ese debe ser el objetivo a lograr. Establece un presupuesto realista y no prometas más de lo que se puedas hacer.

Asociarse con profesionales con experiencia es buena idea si aún estas aprendiendo.

• A la hora de elegir un lugar y esté establecida la fecha no dejes de tener en cuenta la logística,  si el espacio se adapta a todas las necesidades del evento, y si no fuera así cómo lo podrías solucionar.

Cuando éstos primeros pasos imprescindible estén tomados, podrás empezar a organizar y contratar a los proveedores.

Recuerda que lo barato sale caro por lo que no contrates solamente a los proveedores más baratos.

• Prepara una lista y el horario exacto en el que todo debe desarrollarse y organiza todos los elementos, desde la decoración hasta el catering, sonido…

Haz bocetos del lugar con elementos decorativos con los detalles mencionados por los anfitriones… encontrarás una manera de incorporarlos coherente-mente.

Sé creativa e incorpora tus ideas sutilmente para crear un elemento de sorpresa.

• Contacta con los invitados para conocer las inconveniencias, de dónde vienen y qué particularidades presentan como el hospedaje, si las fechas coinciden con fiestas locales, alergias alimentarias etc.. Si hay invitados de honor, ¿conocen el protocolo y cuándo deben hacer su discurso?

El entretenimiento es acorde al evento y del gusto de los anfitriones y además entretendrá al resto del público?

• Cuenta con los invitados para la publicidad y el márketing en las redes sociales, hazlos partícipes en los medios que ellos conozcan. Si se debe promocionar el evento, diseña folletos y usa los medios de comunicación disponibles.

• Si te falla un proveedor en el último momento ten preparado un plan B. Prepara tu lista de contactos de emergencia, invitados vip, proveedores y personal de responsabilidad para tenerlos a una llamada cuando te haga falta.

Deja presuesto para contingencias, siempre las hay.

• Prepárate para todo lo imprevisto, conoce bien el lugar, salidas de emergencia, capacidad y personal de servicio. Nada es perfecto pero éste evento lo tiene que respalandecer para todos los invitados y los anfitriones a pesar de cualquier crisis.

El día antes vuelve a confirmar las asistencias, suelen haber cancelaciones a última hora.

• El día señalado llega pronto y comprueba todo, decoración, sonido, regalos para los invitados, mobiliario y catering.

Ten informado a tu equipo de todas las particularidades. Revisa la lista de quehaceres y de invitados..  

Algunos eventos precisarán de una recepción y relaciones públicas identificados para recibir y saludar a los invitados, hacer presentaciones e informar.

Saca tus propias fotos para tus redes y la web.

No improvises, no te estreses y sonríe.